Heb je een vraag? Ons team zit voor je klaar!

Professionele servicedesk, snelle reactieSUPPORT

De kracht van eenvoud in jouw e-mail
11 september 2018
Een cyberincident: laat je niet verrassen, voorkom cyberrisico’s!
1 oktober 2018

Wanneer communiceer je via welke applicatie?

Teams, Outlook, Yammer en Skype for Business. Allemaal communicatie applicaties die beschikbaar zijn in Office 365. Maar wanneer communiceer je nu via welke applicatie? Welke applicatie is het meest geschikt voor bijvoorbeeld korte mededelingen? Welke voor het delen van documenten? Wij geven je graag meer inzicht en informatie.

Doelgroep is leidend voor je keuze

Het belangrijkste element in die afweging is de doelgroep. Tegenwoordig is het begrip ‘team’ echter een heel breed begrip. Zo bedoelen we in de context van Microsoft Teams een team: een samenwerkingsverband dat niet perse de organisatiestructuur weerspiegelt. Zo kan je in Teams een team hebben voor de mensen waarmee je op één afdeling zit. Maar ook voor collega’s die wereldwijd dezelfde functie hebben als jij. Of een projectteam die uit internen én externen bestaat. Dit betekent dat de doelgroep voor een boodschap veel meer vormen kan aannemen. Juist dan is het handig dat je meerdere tools hebt om mee te communiceren. We zetten hieronder graag de verschillende applicaties en bijhorende kracht/voordelen op een rij.

Skype for Business vs. Teams

Omdat er zoveel overlap zit tussen de functionaliteiten van Skype en Teams, kan het in het begin even zoeken zijn. Met beide applicaties kan je namelijk chatten, bestanden delen en videobellen. Het grootste verschil is dat Skype for Business zichzelf al heeft bewezen waar Teams nog volop in ontwikkeling is om hetzelfde niveau te bereiken. Maar dat gaat zeker de goede kant op. Bovendien is Teams meer ‘een hub’ voor teamwork. Zie het als een ingang voor meerdere soorten applicaties waarin de medewerker zowel op team als individueel niveau kan communiceren.

Was Skype for Business vroeger nog ‘de standaard’ om meetings mee te organiseren, tegenwoordig wordt Teams gebruikt om een online meeting op te zetten. Teams krijgt hierbij steeds meer functionaliteiten die je gewend bent vanuit Skype for Business.

Ten opzichte van Skype for Business maakt Teams het veel makkelijker om gedeelde content zichtbaarheid te geven. Alles blijft namelijk bewaard in de Kanalen waar je content in plaatst (of op de gekoppelde SharePoint site) en is dus ook zichtbaar voor mensen die later lid worden van het team.

Yammer vs. Teams

Vooral bij Yammer is het belangrijk om vast te stellen wie de doelgroep is. Wil je iets vertellen aan de organisatie?  Een hulpvraag uitzetten? Iemand een compliment geven of ideeën delen met de organisatie? Dan is Yammer de meest logische plek om je verhaal te vertellen. Yammer is een mooie tool om contact te zoeken met collega’s binnen alle lagen van de organisatie.

Wil je snel en scherp samenwerken met je teamleden, op meerdere manieren kunnen communiceren én makkelijk overzicht houden wie welke activiteit heeft uitgevoerd? Dan is Teams de aangewezen tool.

Je kunt overigens ook in Yammer in groepen werken. Dit biedt echter een beperkte functionaliteit t.o.v. Teams. Yammer biedt een feed waarin je ideeën kunt uitwisselen en waarop je kunt reageren. In Teams wordt chat, live samenwerken aan bestanden en online meetings bij elkaar gebracht.

Outlook vs. Teams

Via Outlook kun je makkelijk communiceren met collega’s en externen. Zowel via je eigen mailbox als gedeelde mailboxen. Op basis van ontvangen en verzonden e-mails ontstaat een soort ‘e-maildraad’. Deze is echter bij veel e-mailverkeer tussen verschillende mensen al snel niet meer overzichtelijk.

Het verschil tussen die e-maildraad in Outlook en Teams is dat Teams echt gericht is op snel chatten en samenwerken in kanalen. We zien dat Outlook soms toch beter past bij een organisatie, bijvoorbeeld als ze op een meer formele manier met elkaar wil samenwerken (Teams is vrij informeel). Of wanneer er sprake is van specifieke business processen waarbij bepaald e-mailgebruik noodzakelijk is om documenten en informatie te delen, zowel binnen als buiten de organisatie.

Teams en samenwerken met externen

Via Teams kan je vanaf nu ook samenwerken met externen. Dit kun je uiteraard ook uitschakelen als het bijvoorbeeld niet past binnen afspraken of externe regelgeving. In die gevallen kom je al snel terug bij het vertrouwde Outlook.

Een uitdaging hierbij is dat organisaties het soms moeilijk vinden om Outlook ‘los te laten’ als het aankomt op teamwork. Outlook is namelijk vertrouwd. Het is echter helemaal niet zo snel en overzichtelijk als men denkt, het is puur gewenning. Want wie weleens vastgezeten heeft in een ‘mailstorm’ met tien collega’s die allemaal door elkaar heen aan het mailen zijn weet dat het overzicht snel kwijt is. En dat is nu juist waar Teams sterk in is. Je kunt altijd real-time zien wie iets meldt, op welk tijdstip en in reactie waarop. Teams geeft bovendien de context die in Outlook soms ver te zoeken is, omdat reacties altijd gestructureerd onder elkaar worden geplaatst.

En ook hier geldt: nieuwe collega’s of teamleden die op een later moment toegevoegd worden, beschikken altijd over reeds gedeelde informatie. Het is dus niet meer nodig om bij het inwerken van een collega je mailbox door te lopen, speurend naar mails die misschien interessant kunnen zijn.

Welke applicatie past bij welk scenario?

Hieronder een overzicht van een aantal communicatie scenario’s binnen Office 365. Hierin staat per scenario welke applicatie je kunt gebruiken.

Demo 

Wil jij zien hoe dit in de praktijk werkt? Benieuwd wat bovenstaande applicaties jou kan brengen? Laat je inspireren door een van onze IT adviseurs.

Door Natalie Nouwen – Slimmer Werken specialist

Bron: Office.com

Meer weten over Slimmer Werken? Neem contact op met Natalie!

Heb je vragen?

Wil je iets weten over één van onze diensten? Laat je gegevens achter en wij nemen snel contact met je op.













place