Heb je een vraag? Ons team zit voor je klaar!

Professionele servicedesk, snelle reactieSUPPORT

Terugblik security event Informatiebeveiliging & Privacy. Een onderdeel op iedere agenda!
5 november 2018
Slimmer communiceren?
27 november 2018

7 tips Sneller vergaderen, het kan écht!

Vergaderen kan tijdrovend zijn. Deze tijd kan je vaak beter besteden. Efficiënt vergaderen biedt hiervoor de uitkomst. Maar hoe bespreek je meer in minder tijd?  

Dit start bij de cultuur waarin je met elkaar vergaderingen voert en voorbereidt.  

Je kunt beginnen met de vergaderingen niet zittend maar staand te voeren. Dit bespaart je al snel veel tijd. Uit onderzoek blijkt namelijk dat een vergadering waar iedereen zit 35% langer duurt dan een staande vergadering. Dus weg met die stoelen! 😉 

De praktijk 

Ik spreek dagelijks mensen die structureel vergaderen maar altijd meer tijd kwijt zijn dan gepland en waar vergaderen nooit echt een concreet resultaat oplevert.  

Dit komt doordat zij geen gebruik maken van een agenda, geen acties vastleggen en niet doen aan tijdsbewaking. Hierdoor zijn zij niet voorbereid en weten ze niet wat er van hen tijdens de vergadering wordt verwacht. Hierdoor creëer je ongestructureerde vergaderingen en situaties waarin mensen niet betrokken zijn.  

Door sneller te vergaderen kan je dergelijke situaties voorkomen. Snel vergaderen gaat namelijk alleen als je gestructureerd te werk gaat. Dit doe je aan de hand van onderstaande tips. 

Tips: 

  • Maak je vergadering niet standaard een half uur of uur, maar kies precies de tijd die je nodig denkt te hebben. In de meeste gevallen moet 20 minuten meer dan genoeg zijn. 
  • Maak van elk agendapunt een vraag. Dan is het duidelijk wanneer een vraag beantwoord is en het tijd is om naar het volgende agendapunt te gaan. Dus noem niet alleen een onderwerp, maar stel een vraag. Bijvoorbeeld niet ‘Omzet’ maar ‘Hoeveel omzet?’ 
  • Bedenk van te voren hoeveel tijd je nodig hebt per agendapunt en benoem dat in de vergadering. Zorg er vervolgens voor dat deze tijd wordt bewaakt tijdens de vergadering. 
  • Mocht een agendapunt meer tijd nodig hebben, bespreek dit dan op een later moment met alleen de betrokkenen. 
  • Stel iemand aan die beknopte maar duidelijke online aantekeningen maakt voor de groep in bijvoorbeeld OneNote, een onderdeel binnen Office 365. 
  • Plaats de agenda’s en aantekeningen op een centrale plek. Dus stuur geen e-mails, maar plaats het bijvoorbeeld in Teams zodat iedereen erbij kan en het terug kan lezen. 
  • Benoem tijdens een volgende vergadering de eerder besproken acties en check of deze zijn uitgevoerd of nog extra aandacht nodig hebben.  

Kortom, combineer staand vergaderen met een strakke planning en duidelijke agenda en je vergadertijd zal drastisch afnemen. Én het is ook nog eens goed voor de gezondheid, dus twee vliegen in één klap! 😉 

Door Natalie Nouwen – Slimmer Werken Specialist

Bron: ad.nl

Meer weten over Office 365? Neem contact op met Natalie!

Heb je vragen?

Wil je iets weten over één van onze diensten? Laat je gegevens achter en wij nemen snel contact met je op.













place