Ontdek de voordelen van Outlook Groups! We laten je graag zien hoe het werkt.

Werk jij veel in projectteams? Wil je overzicht en een gestructureerde opslag van je bestanden én (team)communicatie? Beschik jij over een werkaccount van Office 365? Maak dan gebruik van Outlook Groups! Want werken met Outlook Groups is handig, gemakkelijk, snel en effectief! En met de gratis app voor op je mobiel werk je ook nog eens gewoon overal!

Als je regelmatig met mensen in (project)teams samenwerkt dan is de grootste uitdaging om ervoor te zorgen dat er niet meerdere versies ontstaan van één document. Herken je dit? En dat risico is vooral groot wanneer je collega’s de documenten als bijlagen mailen. Iedereen krijgt zo een ‘eigen’ versie en het is dan onduidelijk welke versie de meest actuele en volledige is. Outlook Groups heeft hier dé oplossing voor.

Dit kan je allemaal doen met Outlook Groups:

  • Eenvoudig deelnemen aan e-mailgroepsgesprekken
  • Samenwerken aan Office-documenten (Word, Excel of PowerPoint) die zijn gedeeld in de groep
  • Bestanden delen, opslaan op 1 locatie (One Drive) en e-mailberichten ‘leuk vinden’ of een persoon of groep @vermelden
  • Samenwerken met behulp van het gedeelde OneNote-notitieblok voor teams

Outlook Groups is een onderdeel van Office 2016. Office 2016 is de nieuwste versie van het pakket applicaties van Microsoft. Dit is helemaal opnieuw ontworpen, net zoals Windows 10, met mobiele gebruikers en de cloud in het achterhoofd.

Hoe werkt het? Stap voor stap een Groep aanmaken in Outlook

Stap 1 Meld je aan bij Office 365 en ga naar Outlook.

Stap 2 In je deelvenster (links onderaan) klik je op Groepen en Groep maken.

afbeelding Outlook Groep maken

Stap 3 Typ in het vak Kies een naam een groepsnaam die de aard van de groep kort weergeeft.

Stap 4 Als het bericht ‘niet beschikbaar’ wordt weergegeven, verander je de groepsnaam of groeps-id tot deze uniek is. Goed om te weten: Je kunt de groeps-id niet meer wijzigen wanneer de groep is gemaakt.

Stap 5 Voer in het vak Beschrijving toevoegen een gedetailleerde beschrijving in van de groep, om anderen het doel van de groep duidelijk te maken.

TIP  Het is verstandig om een gedetailleerde beschrijving in te voeren, aangezien deze in heel Office 365 wordt weergegeven. Bovendien is het een eenvoudige en handige manier om de groep te promoten en anderen inzicht te geven in het doel van de groep. Deze beschrijving wordt overigens ook weergegeven in het welkomstbericht dat iemand ontvangt die deelneemt aan de groep.

Stap 6 Doe het volgende in het vak Privacy:

Selecteer Openbaar als je een groep wilt maken waarvan iedereen de inhoud kan bekijken en lid kan worden.

Selecteer Persoonlijk als je een groep wilt maken waarvan alleen leden de inhoud kunnen bekijken en waarvan het lidmaatschap moet worden goedgekeurd door een groepsbeheerder.

Selecteer Leden abonneren zodat ze groepsgesprekken in hun postvak IN ontvangen als je abonnementen op e-mail- en agendagebeurtenissen wilt inschakelen.

BELANGRIJK Als je liever Outlook gebruikt in plaats van Outlook Web App, is het handig om deze functie in te schakelen. Hiermee ontvang je e-mailberichten van de groep tijdig in Outlook zodat je op de hoogte blijft van groepsactiviteiten. Je kunt ook vanuit Outlook op de gesprekken reageren, waarbij de antwoorden onmiddellijk in het groepsgesprek worden geplaatst.

Stap 7 Wanneer je klaar bent, klik je boven in het deelvenster Een groep maken op Maken.

Stap 8 Nu verschijnt het deelvenster Leden toevoegen.

afbeelding Outlook groep leden

Ga op een van de volgende manieren te werk: Nu leden toevoegen. Als je direct leden wilt toevoegen, voer je een naam of e-mailadres in het vak Leden toevoegen

Tekst aanvullen tijdens typen is ingeschakeld; je hoeft dus alleen de eerste drie letters in te voeren. Klik zo nodig op Zoeken in adressenlijst voor een volledige zoekactie.

Selecteer het item in de lijst om het toe te voegen aan het vak Leden toevoegen.

Stap 9 Wanneer alle leden die je wilt toevoegen, worden vermeld onder het vak Leden toevoegen, boven in het deelvenster, klik dan op Toevoegen.

Stap 10 Later leden toevoegen. Als je wilt wachten, klik je op Niet nu. Je kunt leden later altijd nog toevoegen of verwijderen.

Het resultaat

Achter de schermen wordt veel werk voor je verricht. Het kan daarom even duren voordat de groep daadwerkelijk is gemaakt. Elke groep omvat:

  • Een OneDrive voor Bedrijven voor de groep, die automatisch is ingesteld met de juiste machtigingen voor alle bestanden en leden.
  • Een groepspostvak voor e-mail en gesprekken.
  • Een groepsagenda en een groepsgesprek.

afbeelding Outlook Groep welkom overzicht

Wanneer je aan een groep bent toegevoegd, ontvang je een welkomstbericht dat belangrijke informatie bevat en koppelingen om aan de slag te gaan. Het is verstandig om dit bericht en andere groepsberichten op te slaan voor het geval je deze later nog eens wilt nalezen.

Binnen IT Support Groep werken we regelmatig in projecten en gebruiken we Outlook Groepen om structuur aan te brengen. Werken gaat écht sneller! Ons advies aan jou: probeer het eens! En heb je vragen? Laat het ons weten dan helpen we je graag vooruit. Wil je liever een demo bij jou op locatie? Ook dan kan. Neem gerust hiervoor contact op met jouw contactpersoon van IT Support Groep.

Begin vandaag nog met Outlook Groups om beter met je team samen te werken!

Bron: Office Microsoft