Heb je een vraag? Ons team zit voor je klaar!

Professionele servicedesk, snelle reactieSUPPORT

Werken in de avonduren? Ben jij die nachtbraker? Pas de kleur van je computerscherm aan!
25 oktober 2018
Terugblik security event Informatiebeveiliging & Privacy. Een onderdeel op iedere agenda!
5 november 2018

Oeps, Vergeten op te slaan is vanaf nu (gelukkig) verleden tijd!

De uitspraak ‘vergeet je document niet op te slaan!’ is verleden tijd met de nieuwe functie Automatisch opslaan. Met deze functie wordt je document om de paar seconden opgeslagen zodat je het niet meer zelf hoeft te doen. Handig toch? Een ideale functie voor veel mensen, maar wel eentje waar je rekening mee moet houden. Want het heeft gevolgen op je manier van werken. Zo kan je onbedoeld documenten of sjablonen overschrijven met wijzigingen zonder dat je het direct door hebt. 

Dus voordat je deze functie gebruikt is het belangrijk dat je weet wat Automatisch opslaan inhoudt, welke gevolgen dit kan hebben op je dagelijkse werkzaamheden én hoe je wijzigingen kunt herstellen. Lees dus snel verder.

Wat is Automatisch opslaan? 

Voor Office 365 abonnees is Automatisch opslaan een nieuwe functie die beschikbaar is in Excel, Word en PowerPoint. Het slaat je bestand om de paar seconden voor je op. 

Automatisch opslaan is ingeschakeld wanneer een bestand word opgeslagen in OneDrive, OneDrive voor Bedrijven, Microsoft Teams of SharePoint Online. Met de komst van Automatisch opslaan is de optie Opslaan komen te vervallen. In deze gevallen is Automatisch opslaan standaard ingeschakeld, zodat je niet naar Bestand > Opslaan hoeft te gaan.  

Automatisch opslaan werkt dus niet als je in de lokale versie van Word, Excel en PowerPoint werkt. 

Met Automatisch opslaan worden je wijzigingen automatisch opgeslagen in de cloud terwijl je werkt. En als anderen aan hetzelfde bestand werken, kunnen ze dankzij Automatisch opslaan je wijzigingen binnen een paar seconden zien. 

Gebruik je op dit moment nog de optie Opslaan als nadat je wijzigingen hebt aangebracht in een oorspronkelijk document of sjabloon? Gebruik dan voortaan de optie Kopie opslaan vóórdat je wijzigingen aanbrengt. Op deze manier wordt via Automatisch opslaan het oorspronkelijke bestand niet overschreven met de wijzigingen.  

Als het bestand wel via Automatisch opslaan is overschreven met jouw wijzigingen kan je een eerdere versie van het bestand herstellen. Wil je weten hoe je dit doet of wil je meer weten over het in of uitschakelen van deze nieuwe functionaliteit? Lees dan onderstaande tips. 

Heb je hulp of vragen met betrekking tot dit onderwerp, neem dan contact met op met ‘de mannen’ van onze helpdesk.

 

Oeps. Ik wilde mijn wijzigingen niet opslaan. Hoe kan ik terug? 

Je kunt een eerdere versie van een bestand herstellen. Die oudere versie wordt dan de huidige versie.

Afbeeldingsresultaat voor automatisch opslaan microsoft office

Klik bovenaan het venster op de bestandsnaam en klik vervolgens op Versiegeschiedenis >Alle versies weergeven. Controleer de datums en tijden om de versie te vinden die je wilt herstellen en klik vervolgens op Versie openen. Er wordt een tweede dialoogvenster geopend. Klik op de knop Herstellen om deze versie te herstellen. 

 

Kan ik een bestand delen waar anderen geen wijzigingen in aan kunnen brengen? 

Als je de eigenaar van het bestand bent, kun je in Excel en Word de instelling ‘Alleen-lezen aanbevolen’ toevoegen aan bestanden. Wanneer mensen een bestand met deze instelling openen, zien ze een bericht met de mededeling dat de auteur aanraadt het bestand als ‘Alleen-lezen’ te openen.  

Als je deze instelling voor een bestand wilt inschakelen, ga je linksboven in het venster naar Bestand > Een kopie opslaan > Bladeren. Klik op Extra (links naast Opslaan) > Algemene opties en schakel het selectievakje Alleen-lezen aanbevolen in. Klik op OK en sla het bestand vervolgens op met een andere naam of overschrijf het huidige bestand. 

Er zijn andere manieren om een bestand tegen bewerken te beveiligen. Als het bestand zich op OneDrive bevindt, kun je machtigingen wijzigen voor het bestand. Als het bestand zich op SharePoint bevindt, kun je een bibliotheek zo configureren dat uitchecken is vereist. 

 

Wat is er gebeurd met de optie Opslaan als? 

De optie Opslaan als staat niet in het menu Bestand wanneer je een document opent vanuit OneDrive, OneDrive voor Bedrijven of SharePoint Online. In plaats daarvan staat in deze gevallen de optie Kopie opslaan in het menu Bestand. 

Gebruik je vaak Opslaan Als? Veel mensen zijn gewend aan een bestand te werken en de optie ‘Opslaan Als’ te gebruiken om de wijzigingen op te slaan in de kopie in plaats van in het oorspronkelijke bestand. Deze optie is echter niet meer aanwezig met de komst van de optie Automatisch Opslaan. Dit houdt in dat wanneer Automatisch opslaan is ingeschakeld je wijzigingen voortdurend in het oorspronkelijke bestand worden opgeslagen. Het is dus raadzaam de optie Kopie opslaan meteen te gebruiken als je wilt dat je wijzigingen worden opgeslagen in de kopie in plaats van in het oorspronkelijke bestand. 

 

Wat gebeurt er als ik Automatisch opslaan uitschakel? 

De standaardinstelling voor Automatisch opslaan is Aan voor bestanden in de cloud. Als je Automatisch opslaan voor een bestand op Uit instelt, wordt dit onthouden. Elke keer dat je dat bestand opent, staat de functie uit. Als je voor een bestand de functie weer op Aan instelt, wordt weer onthouden dat dit de instelling is voor dat bestand. 

Als je je wijzigingen niet voortdurend wilt opslaan en niet aan anderen wilt laten zien, kun je links bovenin het scherm Automatisch opslaan uitschakelen door te klikken op het schuifbalkje.  

Als je klaar bent, klik je op Opslaan om de wijzigingen te laten zien aan de andere personen die aan het bestand werken. (Je kunt Automatisch opslaan ook opnieuw inschakelen als je je wijzigingen wilt opslaan en delen.) 

 

Kan ik Automatisch opslaan permanent uitschakelen? 

Als je Automatisch opslaan uitschakelt voor een bestand, onthoudt het programma dat deze functie is uitgeschakeld telkens wanneer je dat bestand opnieuw opent. Als je het weer inschakelt voor een bestand, onthoudt het programma om het ingeschakeld te laten voor dat bestand. 

ls je Automatisch opslaan standaard wilt uitschakelen voor alle bestanden, ga je naar Bestand > Opties > Opslaan en schakel je het selectievakje naast OneDrive- en SharePoint Online-bestanden standaard automatisch opslaan in Word uit. 

Start Word (of welke andere toepassing open staat) opnieuw op, waarna de wijziging van kracht is. 

  • Als je Automatisch opslaan ook standaard wilt uitschakelen voor al je Office-toepassingen, moet je deze stappen herhalen voor elk van die programma’s. 
  • Als je Automatisch opslaan alleen wilt inschakelen voor bepaalde bestanden, kun je die bestanden openen en Automatisch opslaan weer handmatig inschakelen voor die besta

Door Natalie Nouwen – Slimmer Werken Specialist

Bron: afbeeldingen Microsoft Office 365

Meer weten over Office 365? Neem contact op met Natalie!

Heb je vragen?

Wil je iets weten over één van onze diensten? Laat je gegevens achter en wij nemen snel contact met je op.













place